Dossier AVG: hoe moet u omgaan met zieke werknemers?

BRIDGE | NIEUWSBERICHT JANUARI 2020

Op de werkvloer gelden specifieke privacyregels omtrent het vastleggen van informatie bij ziekte, óók als een medewerker aan de collega’s vertelt wat er mankeert. Mag u hier eigenlijk ook zelf naar vragen en wat vertelt u vervolgens aan directe collega’s? De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) besteedde hier vorige maand aandacht aan en wij hebben de belangrijkste punten voor u op een rijtje gezet.

Waarom extra bescherming?

Voor het vastleggen van informatie over zieke werknemers gelden andere regels omdat gezondheidsgegevens als bijzondere persoonsgegevens worden aangemerkt. Deze gegevens worden naar hun aard als ‘bijzonder gevoelig’ gezien en krijgen daarom, in de zin van de AVG en Privacywet, extra bescherming. Iedereen heeft tenslotte het recht om dit soort gegevens zo veel mogelijk voor zichzelf te houden, dus ook uw werknemer. Hier komt bij dat er sprake is van een gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer. Deze ongelijkwaardige relatie kan met zich meebrengen dat een werknemer zich verplicht voelt tot het geven van informatie over zijn of haar ziekte. Deze mededelingen kunnen conform de AVG dan ook niet worden gezien als ‘in vrijheid gegeven’.

Wat mag wel?

Als werkgever mag u alleen hetgeen vragen en registreren wat voor u noodzakelijk is om te weten. Zo is het bijvoorbeeld wel noodzakelijk om te weten hoe lang een medewerker denkt afwezig te zijn, maar niet om te weten wat hij of zij precies mankeert. Allereerst heeft u informatie nodig om te laten beoordelen of u het loon moet doorbetalen. Daarnaast dient u te kunnen bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden van een uitgevallen werknemer. Het is daarom wel toegestaan om de zakelijke mail te checken.

Concrete informatie die u wel mag vragen en registreren:

Het telefoonnummer waarop uw werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres;
Hoe lang uw werknemer denkt dat de ziekte gaat duren;
Wat zijn/haar lopende werkzaamheden en afspraken zijn;
Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval (niet of het verzuim werkgerelateerd is);
Of sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dit betekent namelijk dat u de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie mogelijk kunt verhalen op de veroorzaker van het ongeval;
Of uw werknemer onder 1 van de 4 vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. Uw werknemer is daarbij niet altijd verplicht om te melden onder welke regeling hij/zij valt.

Wat mag niet?

Het vragen en vastleggen van informatie over de aard en oorzaak van iemands ziekmelding is niet toegestaan, dit is immers aan de bedrijfsarts. Zelfs als een medewerker u uit zichzelf vertelt wat hem of haar mankeert, mag u dit niet vastleggen of gebruiken ter beoordeling van de inzetbaarheid. Ook niet als een werknemer u toestemming heeft gegeven voor het vastleggen van gezondheidsgegevens. Heel soms wordt hierop een uitzondering gemaakt. Enkel en alleen in het uitzonderlijke geval, dat het op de hoogte stellen van naaste collega’s noodzakelijk zou zijn. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij een ernstige vorm van suikerziekte of epilepsie. Direct betrokkenen weten dan hoe ze moeten handelen als deze medewerker zich niet goed voelt.

Wat mag u vertellen aan collega’s?

Hoewel het begrijpelijk is dat u vanuit betrokkenheid informatie met naaste collega’s wilt delen, blijft het aan uw werknemer zelf om te bepalen wat. Een mailing of andere berichtgeving met daarin een vermelding van wat iemand mankeert is dan ook uit den boze. Het staat u wel altijd vrij om collega’s te informeren over de verwachte duur van iemands afwezigheid. Voorts kunt u uw zieke werknemer de open vraag te stellen wat hij of zij graag zou willen dat er aan directe collega’s wordt verteld. Waar het om gaat, zeker gelet op de gezagsverhouding, is dat een zieke werknemer zich op geen enkele manier onder druk gezet voelt om informatie over zijn ziekte te delen. Niet met u, maar ook niet met collega’s.

Meer weten?

Wilt u meer informatie over dit onderwerp of heeft u andere vragen? Neem dan contact met ons op via 085-7600700 of info@bridge-economy.nl. Wij horen graag van u. U kunt ook onderstaand contactformulier gebruiken.